"1С:Предприятие" для автоматизации учета оргтехники
Спектр оргтехники, применяемой организациями и предприятиями в повседневной деятельности, довольно широк. Это компьютерная сеть, состоящая из рабочих станций, серверов, сетевого оборудования и множительной техники, телефонные и факсаппараты и другое оборудование.
Некоторые виды оргтехники, например персональный компьютер, являются комплектами. Быстрое развитие электронной техники привело к тому, что практически каждая очередная закупаемая в рамках одного вида единица оборудования по своей комплектации существенно отличается от предыдущей. В результате в организации одновременно эксплуатируются компьютеры, которые не только различаются по своим производственным возможностям, но и состоят из невзаимозаменяемых комплектующих.
Для разработки планов поддержания и развития производства организациям необходимо владеть актуальной сводной и детальной информацией о техническом состоянии оборудования, его комплектации, наличии запасных комплектующих и т.д. Отсутствие этих данных существенно затрудняет проведение модернизации оборудования и его рациональное перераспределение между подразделениями.
Для автоматизации учета оргтехники и комплектующих, ремонтных работ и решения других задач компания "Астрософт" (1С:Франчайзи) разработала конфигурацию "Деловое досье. Оргтехника". Этот программный продукт предназначен для сбора и хранения информации, а также формирования отчетов о наличии, движении, ремонте и модернизации любого офисного оборудования и комплектующих на всех стадиях жизненного цикла - от поступления до списания.
Систематизация информации по оборудованию в информационной системе производится следующим образом. Для каждой единицы оборудования в конфигурации создается элемент справочника - "Формуляр комплекта оборудования".
В формуляр последовательно, в момент перехода от одного этапа жизненного цикла оборудования к другому (хранение, эксплуатация, перемещение, изменение комплектации и т.д.), вводится необходимая информация о комплекте. Ввод информации в формуляр производится автоматически после заполнения и регистрации в информационной системе соответствующих документов.
Для оформления факта поступления оборудования используется документ "Поступление комплектов оборудования". В этот документ вводятся инвентарный номер и наименование оборудования, его тип и стоимость, гарантийный номер и срок гарантии, указываются поставщик, материально ответственное лицо, подразделение, в котором оборудование будет находиться до передачи пользователю, и другая информация. При регистрации документа в системе формируется "Формуляр комплекта оборудования", заполненный этими данными. Если поступившее оборудование является комплектом, то информация о составе комплекта (перечне комплектующих) будет находиться на соответствующей закладке формуляра. Перечень установленного программного обеспечения отображается на закладке "Установленное ПО". Следует отметить, что для регистрации поступления, установки и удаления программного обеспечения используются соответствующие документы.
Регистрация поступления комплектующих также производится с помощью документа. Вся поступившая в организацию оргтехника, запасные комплектующие и программное обеспечение учитываются "на складе" и автоматически списываются с него в момент передачи пользователю или установки на рабочие станции. Повторная выдача одного и того же компьютера или установка использованных комплектующих в системе исключена.
Оформление передачи оборудования в эксплуатацию производится с помощью документа "Ввод в эксплуатацию". При регистрации этого документа в формуляр вводится информация о пользователе и материально ответственном лице (как правило, руководителе структурного подразделения, в котором работает пользователь). Несмотря на то, что материально ответственное лицо в формуляре изменилось, система в этом, как и в других случаях, "хранит" историю значений. Это позволяет при необходимости проследить все операции с оборудованием.
При проведении ремонтных работ демонтированные из оборудования неисправные комплектующие учитываются как "списанные". Если при модернизации оборудования или по каким-либо другим причинам производится демонтаж исправных комплектующих, то система обеспечивает учет демонтированных комплектующих "на складе". В дальнейшем они могут быть использованы при модернизации или ремонте другого оборудования.
В программе предусмотрены авторизация и контроль прав, которые позволяют дифференцировать доступ разных категорий пользователей к различным режимам информационной системы. Например, рядовой пользователь может зафиксировать в документе "Неисправность оборудования" только факт и характер неисправности своей рабочей станции. При этом автоматически формируется заявка на ремонт оборудования в обслуживающее подразделение. Результат выполненного ремонта, а также связанные с ним расход комплектующих со склада и изменение комплектации компьютера сможет ввести в информационную базу только работник подразделения технического обслуживания.
С помощью настраиваемых отчетов конфигурации можно получить разнообразную аналитическую информацию о состоянии и движении офисного оборудования. Это могут быть сведения о стоимости оборудования, поступившего за определенный период. С помощью отчета "Список оборудования" можно сформировать, например, перечень всех рабочих станций выбранного отдела, на которых установлены заданное программное обеспечение или (и) определенные комплектующие. Оценить потенциальные возможности производства к развертыванию без дополнительных затрат на приобретение основных средств можно, сформировав список оборудования компании, которое находится в текущий момент в резерве.
Конфигурация "Деловое досье. Оргтехника" работает в реальном времени. Это означает, что актуальная информация по всем вопросам, связанным с эксплуатацией офисного оборудования, которым располагает организация, может быть получена в любой момент.
Таким образом, предложенное решение позволяет организовать инвентарный учет оборудования, комплектующих и программного обеспечения, контролировать их перемещение между структурными подразделениями и материально ответственными лицами, своевременно получать информацию о возникающих неисправностях и фиксировать изменения в комплектации оборудования.
В результате применения данного программного продукта можно рационально планировать финансирование приобретения оргтехники, а также приобретать оргтехнику с оптимальными характеристиками. Программный продукт может быть эффективно использован в компаниях, имеющих большой парк персональных компьютеров или другой оргтехники. Следует учесть, что гибкие возможности конфигурации позволяют организовать учет не только электронной техники, но и других видов оборудования - телефонов, мебели, офисных принадлежностей и т.д.
Для работы с конфигурацией необходимо наличие компоненты "Оперативный учет" системы программ "1С:Предприятие".
Конфигурация "Деловое досье. Оргтехника" получила от фирмы "1С" сертификат "Совместимо! Система программ 1С:Предприятие".
При оприходовании компьютерной и аналогичной техники необходимо обратить внимание на способ их отражения в товарной накладной. Если в товарной накладной составляющие компьютера отражены различными позициями или они имеют различные сроки эксплуатации, то им присваиваются отдельные инвентаризационные номера и они также отдельно принимаются к учету. Учет компьютеров имеет свои особенности. Необходимо принимать во внимание стоимостный критерий отнесения объектов к основным средствам (более 40000 руб.).
Приведем пример отражения в бухгалтерском учете приобретения компьютера. ООО «Возрождение» приобрело для использования в управленческих целях 21 февраля 2016 года компьютер, комплектация и стоимость которого представлены в таблице 1.
На основании приказа директора ООО «Возрождение» был установлен срок полезного использования данного компьютера, равный трем годам. При постановке на учет данного объекта, комиссией оформляется, подписывается и передается в бухгалтерию акт о приеме-передаче основного средства (по форме ОС-1).
Поступление объектов основных средств отражается на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», к которому открываются соответствующие субсчета по видам внеоборотных активов. Например, для отражения приобретения основных средств открывается субсчет 1 «Приобретение основных средств». В данной организации в отношении объектов основных средств применяется линейный метод начисления амортизации. Начисление амортизации осуществляется с марта 2016 года. Линейный метод подразумевает начисление амортизации равными ежемесячными и годовыми суммами.
Так как срок полезного использования (СПИ) для приобретенного компьютера установлен равным трем годам, то годовая норма амортизации рассчитывается следующим образом: 100% / СПИ = 100% / 3 = 33,33%.
Годовая сумма амортизации рассчитывается как произведение первоначальной стоимости объекта и годовой нормы амортизации, т. е. в данном случае: 58150 руб. x 33,33% = 19381 руб. Ежемесячная же сумма амортизации рассчитывается как частное от деления годовой суммы амортизации на количество месяцев в году, т. е. 19381 / 12 = 1615 руб.
В бухгалтерии ООО «Возрождение» были сделаны следующие бухгалтерские проводки по отражению поступления компьютера и начисления амортизации (таблица 2).
В бухгалтерском учете также есть возможность отразить компьютерную и оргтехнику по отдельным частям и комплектующим. В качестве самостоятельных объектов можно отразить составные части компьютера в следующих случаях:
Например, ООО «Заря» в феврале 2016 года приобрело компьютер, комплектация которого представлена в таблице 3.
Использовать монитор предполагается на разных системных блоках, поэтому в организации было принято решение об отдельном учете составляющих компьютера. Были установлены следующие сроки полезного использования для составных частей компьютера (таблица 4).
Так как был установлен различный срок полезного использования для составных частей компьютера, то их учитывают отдельно в составе материальных запасов, потому что стоимостный критерий отнесения объектов к основным средствам составляет 40000 руб. В этом случае комиссия при поступлении компьютерной техники оформляет приходный ордер (форма М-4), требование-накладную (форма М-11). Амортизация в этом случае не начисляется, так как части компьютера учтены в составе материалов.
В бухгалтерии ООО «Заря» были сделаны следующие бухгалтерские проводки по отражению поступления комплектующих компьютера (таблица 4).
Споры о порядке учета компьютерной техники на балансе предприятия ходят давно. Как правильно учесть компьютер: как единый агрегат или как набор объектов?
В своем письме от 02.06.2010 № 03-03-06/2/110 Минфин России настаивает на том, что все приспособления и принадлежности персонального компьютера, без которых данный объект не может использоваться в качестве средства труда, включаются в состав единого объекта основных средств — персонального компьютера, признаваемого амортизируемым имуществом в соответствии с положениями ст. 256 НК РФ. Таким образом, сделана попытка поставить точку в давнишних спорах.
Давайте теперь разберемся, как отразить операцию по приобретению компьютера и вводу его в эксплуатацию, в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8».
Поступление составных частей компьютера (системный блок, монитор и т.д.) в программе отражается с помощью документа «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Оборудование».
В документе, на закладке «Оборудование», указываются составные части компьютера, их количество и цена.
Указываем счет учета 07 (оборудование к установке) . Это обусловлено тем, что по отдельности. Составные части компьютера не могут выполнять функции основного средства и требуют монтажа (сборки).
Сборка компьютера отражается в программе с помощью документа «Передача оборудования в монтаж».
Указываем компьютер в качестве объекта строительства. Стоимость компьютера будет формироваться из суммарной стоимости составных частей, и отражаться на счете 08.03.
В табличной части указывается перечень оборудования, из которого собирается компьютер. Количество указывается из расчета монтажа одной единицы основного средства. Таким образом, если вы предполагаете оформить сборку нескольких компьютеров, то вам придется оформлять документ «Передача оборудования в монтаж» на каждую единицу.
Ввод компьютера в эксплуатацию отражается документом «Принятие к учету ОС» с видом операции «Объекты строительства».
В поле «Объект» мы указываем компьютер, выбрав его из справочника «Объекты строительства». В табличном поле «основные средства» необходимо выбрать предварительно созданный элемент справочника «основные средства». При создании нового элемента справочника «Основные средства», на первом этапе, достаточно указать название основного средства и сохранить элемент. Большинство реквизитов будет заполнено про проведении документа ввода в эксплуатацию.
На закладке «Общие сведения» вводится информация о событиях с основным средством: принятие к учету, ввод в эксплуатацию, начало начисления амортизации.
На закладках «Бухгалтерский учет» и «Налоговый учет» вводится информация о счетах учета основного средства, параметрах начисления амортизации, счетах и способах учета амортизации, сроке полезного использования.
После проведения документа, компьютер принят к учету на 01-ом счете и по нему начинает начисляться амортизация, начиная со следующего месяца после ввода в эксплуатацию.
Рекомендуем Вам оформить подписку на Информационно - технологическое сопровождение ( ), где подробно изложены материалы ведущих методологов фирмы 1С
Рост бизнеса многих компаний часто сопровождается увеличением количества и расширением парка используемого оборудования. В результате задача организации оперативного учета оборудования становится для таких компаний очень актуальной.
Для автоматизации учета оборудования в средних и крупных организациях компания «СофтСервис» (1С:Франчайзи, г. Челябинск) предлагает прикладное решение «Бизнес-Плюс:Оборудование». Данный программный продукт разработан на платформе «1С:Предприятие 8» и позволяет организовать учет производственного, торгового, офисного и ИТ-оборудования.
В программе предусмотрена возможность создавать наглядные планы размещения оборудования на территории предприятия, автоматизирована инвентаризация парка оборудования с использованием штрихкодирования. Жизненный цикл единицы учета в программе включает ввод в эксплуатацию, перемещение, обслуживание, ремонт и вывод из эксплуатации. Предусмотрен расчет совокупной стоимости владения (TCO – Total Cost of Ownership). Рассмотрим основные возможности программы.
В системе реализовано хранение иерархического списка рабочих мест – мест использования или хранения оборудования. Группировка рабочих мест отражает их территориальное расположение, например город/адрес/этаж/кабинет. К каждому рабочему месту можно прикрепить иерархический список оборудования, отражающий взаимосвязь объектов учета. Список оборудования рабочего места кассира может содержать, например, «Денежный ящик Posiflex», «Клавиатуру LPOS со считывателем магнитных карт», «Монитор 15” Samsung», «Сканер штрихкода Metrologic» и «Фискальный регистратор ФЕЛИКС».
Для каждого рабочего места можно задать произвольное количество параметров: инвентарный номер, номер розетки, IP-адрес, напряжение электросети и т.д. За каждым рабочим местом закрепляется ответственный.
Программа содержит инструменты, которые позволяют создавать в графическом виде планы помещений и указывать на них расположение конкретных рабочих мест. Можно создавать иерархию планов, например здание/этаж/магазин, здание/этаж/офис и т.д. Таким образом, в случае если на плане территории завода отражено здание цеха, то возможен быстрый переход к работе с планом этого цеха.
Планы помещений тесно взаимосвязаны с иерархией рабочих мест и списком оборудования. При выборе рабочего места выводятся список установленного оборудования и расположение рабочего места на плане.
Для регистрации операций с оборудованием в программе используются документы «Поступление оборудования», «Перемещение оборудования», «Передача в ремонт», «Приемка из ремонта» и др. Программа позволяет отслеживать жизненный цикл каждой учетной единицы. В карточке единицы оборудования можно посмотреть историю операций и при необходимости открыть соответствующий документ.
Планирование и регистрация факта обслуживания оборудования выполняются с помощью документа «Обслуживание». Реализованы два вида нормативов обслуживания – «по периоду» и «по выработке». Норматив «по периоду» используется, например, для станка, который необходимо обслуживать периодически, каждые полгода. Для планирования обслуживания принтера, например после печати на нем 15 000 страниц, применяется норматив «по выработке».
В программе предусмотрена возможность хранения параметров моделей оборудования, а также отдельных экземпляров оборудования. Можно хранить, например, такие параметры, как «гарантийный срок обслуживания», «серийный номер», «инвентарный номер», «емкость жесткого диска» и т.д.
Реализовано ведение учета «по экземплярам» и «по партиям». Учет «по экземплярам» применяется для учета компьютеров, оргтехники, мебели и т.д. Для расходных материалов используется укрупненный учет «по партиям».
Для анализа данных об оборудовании используется гибкий отчет. Параметры данного отчета, а также оформление можно настроить. Есть предустановленные наборы настроек, позволяющие сформировать, например, отчет по остаткам, отчет по движениям за период, отчет по совокупной стоимости владения (TCO).
В процессе инвентаризации оборудования выполняется сверка учетных и фактических данных. Для облегчения операции массового пересчета в программе предусмотрено использование технологии штрихкодирования.
Штрихкодирование также удобно использовать для оформления операций с отдельными единицами оборудования при передаче в ремонт и приемке из ремонта, при переоценке, планировании и регистрации факта обслуживания и т.д. Например, при поступлении в ремонт вышедшего из строя кассового аппарата достаточно отсканировать его штрихкод, чтобы определить рабочее место, на котором он был установлен.
Учет IT-оборудования в программе в некоторой степени отличается от учета прочего оборудования. Так, программа позволяет автоматизировать дистанционный сбор данных об IT-оборудовании, которое находится в сети. При оформлении операции ответственный работник должен только выбрать тип документа движения. Заполнение документов производится автоматически, поэтому вероятность ошибки в данных сведена к минимуму.
В программе реализованы различные варианты разграничения прав доступа пользователей в работе с данными. Можно разграничить доступ к спискам оборудования, например по подразделениям. Подразделения могут самостоятельно вести учет, при этом данные всех подразделений доступны в головной организации.
Для ситуации, в которой разные сотрудники отвечают за учет различных типов оборудования, можно разграничить права доступа к данным по типу оборудования. Например, учетом торгового оборудования может заниматься один работник, а учетом компьютеров и оргтехники – другой.
Перед началом работы с программой «Бизнес-Плюс:Оборудование» заполняются списки ответственных за оборудование, рабочих мест и моделей оборудования. Затем оборудование приходуется на рабочие места и закрепляется за материально ответственными лицами.
Для упрощения внедрения в программе предусмотрено использование таких встроенных технологий операционных систем Windows, как Active Directory и WMI (Windows Management Instrumentation). Это позволило автоматизировать загрузку списка ответственных, первоначальное заполнение сведений о парке ИТ-оборудования, а также создание списка рабочих мест.
Программу «Бизнес-Плюс:Оборудование» можно использовать как отдельный продукт. Ее можно также интегрировать с программами «1С:Управление производственным предприятием 8» или «1С:Управление торговлей 8».
При интеграции повышается удобство работы, все операции регистрируются в одной информационной базе. Еще одно преимущество интеграции с «1С:Управление производственным предприятием 8» заключается в возможности настройки совместного использования «Бизнес-Плюс:Оборудование» с подсистемой учета основных средств.
Сегодня программный продукт «Бизнес-Плюс:Оборудование» успешно используют более десяти компаний в г. Челябинске и других городах России. В результате его внедрения на предприятиях поставлен управленческий учет оборудования, упорядочено закрепление материальной ответственности, ведется учет ремонтов и технического обслуживания, автоматизирован сбор данных об ИТ-оборудовании. Стали также доступны для анализа данные о составе и стоимости парка оборудования.
.jpg)
