Одним из базовых элементов обеспечения эффективности любого управленческого механизма является документационное обеспечение, или, используя привычные термины, система документооборота. Современные технологии позволяют организовать полностью безбумажный обмен документами, однако на практике электронные документы часто выступают всего лишь двойниками бумажных документов. О причинах, сдерживающих внедрение компьютерного документооборота, и о том, какие программные решения позволяют его реализовать, читайте в этой статье.
втоматизацию документооборота можно условно подразделить на четыре вида: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный документооборот и безбумажный документооборот (рис. 1).
Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был единственным. Для регистрации бумажных документов использовались журналы гроссбухи или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.
Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК . На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа документа, хранящегося исключительно в компьютере, или, как говорят, на машинных носителях. Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляются в бумажном виде.
Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в ЛВС, служат для подготовки передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Типичная схема такого документооборота показана на рис. 2. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде 1, затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение 2. Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку. После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям.
Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.
Юридическая сила документа обеспечивается за счет использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа является именно тем лицом, за кого он себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки.
Ольшинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который отличается следующими преимуществами:
Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).
В случае использования электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований со стороны фискальных органов по изменению формы отчетности.
Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, сегодня в России можно встретить все виды документооборота, представленные на рис. 1. Еще остались организации, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети, и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?
В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм законодательства налогового, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, то есть имел юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, не вырубишь топором.
Принятый в январе 2002 года Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать оригиналом, не нуждающимся в дублировании твердой копией. Технология ЭЦП позволяет обеспечить идентификацию и аутентификацию документа, однако сегодня легитимность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется инструкцией по документообороту, утвержденной генеральным директором.
Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос хождения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.
Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации. В тех сегментах обмена документами, где не требуется подпись, обмен документами может быть полностью безбумажным. Типичный пример издательства, многие из которых на всех этапах готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию также полностью в электронном виде (рис. 3).
Рис. 3. Безбумажный обмен неюридическими документами обычная практика
Автор статьи 1 и редактор 2 часто работают вне офиса и согласовывают текст по электронной почте, после чего редактор отсылает материалы по электронной почте в редакцию 3. В издательстве статья прочитывается главным редактором 4, проходит стадию литературного редактирования 5 и поступает на верстку 6. Готовый макет представляется в формате PDF и отправляется на сервер типографии 7, которая нередко находится за рубежом. Одновременно материалы статьи отправляются на HTML-верстку 8 и закачиваются на Web-сервер, который может быть расположен у стороннего провайдера Web-хостинга 9. Все эти этапы легко реализуются в безбумажной форме, однако бухгалтер того же издательства готовит документы в бумажном виде и сидит в очереди в налоговой инспекции просто потому, что фискальные органы требуют подобного представления документов. Таковы реалии нашего документооборота.
Несмотря на наличие соответствующего ПО и законодательной базы, электронные документы в сегодняшней практике преимущественно являются двойниками бумажных оригиналов. Чаще всего они выступают лишь для ускорения отдельных этапов традиционного делопроизводства: создания, размножения и перемещения документов.
При обмене юридическими документами достаточно распространена практика дублирования курьерской пересылки бумажных экземпляров документов пересылкой их образов по электронным каналам связи (рис. 4).
Типична ситуация, когда две организации (часто расположенные в разных городах) обмениваются электронными письмами в процессе подготовки и согласования договора. В ряде случаев, после того как договор согласован на уровне электронной почты, стороны начинают работать по совместному проекту, а подписанный одной из сторон договор параллельно отправляется курьерской почтой.
Внедрение безбумажного документооборота сдерживается также необходимостью введения дополнительных служб обеспечения электронной безопасности.
Кроме того, организация электронного документооборота требует решения ряда правовых вопросов. В передаче электронных документов могут участвовать посредники информационные провайдеры. Участие провайдера в системе электронного документооборота требует решения вопросов о его правах и обязанностях, об ответственности за их невыполнение и т.п. Важно правильно определить необходимый уровень надежности системы электронного документооборота. Использование определенных средств криптографии требует в настоящее время получения специальных разрешений. Таким образом, полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, видимо, нескоро: для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа, создать механизм электронной подписи, которая могла бы однозначно решить вопрос идентификации и аутентификации документа, а также обеспечить наличие специальных служб ИТ-безопасности и современных методов безопасных электронных коммуникаций.
На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять развитую систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется общеизвестная программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа используется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.
Обычно при таком подходе отсутствуют единые автоматизированные справочники для всего предприятия и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. Единственное, что обычно используется в данном случае, это одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.
Как видно из рис. 5, электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым. Регистрация документов производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной, так как становится трудно провести контроль исполнения приказания. Осложняется и контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае используются специализированные автоматизированные системы документооборота.
Рис. 5. Пример организации документооборота по принципу «каждый с каждым»
В небольшой фирме возможна организация работы путем обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. В небольших фирмах обычно реализована вертикальная схема управления; в этом случае файловая система достаточно удобна для хранения документов. Например, в каталоге «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел», в ней папка «финансовое планирование», далее «минимизация налогообложения». Иерархия прозрачна, соответственно каждый пользователь знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы все просто и понятно.
Однако все это перестает работать при увеличении масштаба предприятия, когда плохо организованное делопроизводство приводит к потере управляемости. На крупном предприятии часто появляется матричная структура управления бизнесом, при которой образуется множество рабочих групп, которые порой пересекаются.
При матричной схеме управления бухгалтер может работать в целом ряде проектов. Представьте, что один проект это автоматизация ФСБ, а другой автоматизация магазина «Седьмой континент» понятно, что степень доступа будет разной. Здесь уже нельзя использовать исключительно файловую систему, способную построить лишь вертикально-ориентированную среду, а требуется специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т.д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ, быстрее находить необходимые документы.
Еще один аспект это маршрутизация документов на предприятии. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД; рис. 6) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль исполнения управленческих решений, снижаются прямые и косвенные издержки, связанные с содержанием аппарата управления.
Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа.
Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.
Большинство разработчиков систем САДД не занимаются созданием собственных текстовых редакторов, а используют Microsoft Office. На рабочем месте разработчика документа в интерфейс Word встроена функциональная кнопка, которая позволяет вбросить созданный им документ в систему делопроизводства, обеспечивающую его прохождение в системе документооборота. При необходимости просмотреть документ на машине пользователя запускается Word и отображает этот файл.
Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их организациям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД пользователи этих систем в полной мере еще не готовы прибегнуть к помощи имеющегося у них в руках мощного инструментария этапы согласования и утверждения проводятся в бумажном виде. Лишь некоторые организации, внедряющие электронный документооборот, используют на практике электронную форму внутреннего согласования организационно-распорядительных документов с помощью электронной цифровой подписи, но это скорее исключение из правил.
Важной процедурой, упрощающей переход на безбумажные технологии, является перевод бумажных документов в электронные.
Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не обеспечивают производительности, требуемой корпоративными заказчиками, которым необходимы так называемые технологии потокового сканирования. Только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.
ажной тенденцией последних лет стало использование промышленных систем автоматизации взамен собственных разработок. Это говорит как о возросших требованиях заказчиков, стремящихся получить законченное, полнофункциональное решение, так и о зрелости рынка, готового предложить разнообразные варианты САДД вкупе с высоким уровнем сервиса и дополнительными услугами.
Для заказчиков на рынке представлен достаточно широкий выбор систем автоматизации, разработанных как российскими, так и западными компаниями. В соответствии со своей спецификой организации могут выбрать подходящий им вариант: только для автоматизации функций делопроизводства либо для организации смешанного или полностью электронного документооборота.
Однако стоит отметить, что неспециалисту бывает сложно разобраться во множестве представленных решений и сделать взвешенный выбор, поэтому, кроме изучения функциональных характеристик и выяснения стоимости, предлагаем при выборе подходящей системы обратить внимание на следующие ключевые характеристики.
Хранение данных и собственно работа САДД обеспечиваются программными платформами. Это могут быть MS SQL, Oracle, Lotus Notes и др.; иногда системы поддерживают работу на нескольких СУБД или платформах разработки. По мнению специалистов, надежность их работы примерно одинакова, различаются они только спецификой работы и ценой.
Обычно заказчики выбирают ту систему, для которой в организации уже есть СУБД. Например, если в организации стоит SQL-сервер или Lotus Notes, то выбор системы наверняка будет ограничиваться САДД, работающими на той же платформе.
Отметим, что на MS SQL работают системы «Гран-Док» от «Гранит Центр» (www.granit.ru) и «Кодекс». Одновременно на MS SQL и на Oracle Landocs от «ЛАНИТ» (www.landocs.ru), «ДЕЛО» от компании «Электронные офисные системы» (www.eos.ru). На Lotus Notes «БОСС-Референт» от «АйТи» (www.it.ru), «Золушка» от НТЦ ИРМ (www.mdi.ru). Последняя система работает также на MS SQL и на Oracle. Собственная база данных имеется у продукта «Евфрат-документооборот» от Cognitive Technologies (www.evfrat.ru).
В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на две группы: «конструкторы» и «коробки». Коробочное решение представляет собой типовой вариант, подходящий для большинства организаций, которое в определенных рамках уже можно настроить под требования заказчика. Конструктор состоит из различных модулей и в гораздо большей степени настраивается под нужды организации, что позволяет более полно учитывать специфические требования заказчика.
При кажущемся преимуществе «конструктора» следует сказать, что установка и настройка такой системы весьма сложна и почти всегда требует привлечения специалистов компании-разработчика. В некоторых случаях даже партнеры компании-разработчика не в силах осуществить ее установку. К тому же проект по внедрению такой системы будет заведомо более дорогостоящим по сравнению с типовым решением.
Если документооборот организации отличается целым рядом особенностей, которые не в состоянии учесть ни одно коробочное решение, здесь не обойтись без конструктора. Однако отметим, что в случае чересчур экзотического документооборота высока вероятность того, что он попросту неэффективен и что внедрение типовой системы способно упорядочить работу организации. Компаниям с традиционным делопроизводством и документооборотом, больше подойдет коробочное решение. Его плюсы: продукт опробован многими заказчиками, учитывает пожелания и замечания клиентов, всегда имеются подробная документация и список типовых ошибок, то есть все прелести типового решения, в том числе и меньшая цена.
Из коробочных решений можно назвать такие, как «Гран-Док», «ДЕЛО», «Евфрат-документооборот», из «конструкторов» почти все западные разработки, а также Landocs, «БОСС-Референт», «Золушка».
Для заказчика важно, чтобы САДД учитывала особенности отрасли, в которой он работает. Многие разработчики не уточняют специализацию своей системы, однако система не может быть универсальной и одновременно учитывать всю полноту абсолютно несхожих потребностей различных организаций.
Для того чтобы выяснить «заточенность» системы под определенного заказчика, лучше всего обратиться к списку клиентов он наиболее точно характеризует специализацию системы. Если компания, аналогичная вашей, в списке клиентов есть, то вполне возможно, что система подойдет и вам. Для получения более полной информации можно обратиться к постоянным клиентам заказчика и поинтересоваться их мнением о системе, а также узнать о возникших при внедрении сложностях.
В заключение более подробно остановимся на нескольких наиболее распространенных системах.
Данная система разработана компанией «АйТи» на платформе Lotus Notes и является так называемым конструктором. Она ориентирована на совместную работу многих пользователей и создает внутри организации единое информационное пространство.
Особенностью системы «БОСС-Референт» является то, что, помимо автоматизации основных процессов документационного обеспечения организации, она включает такие специальные виды документооборота, как управление выполнением договоров, инвентаризация и обслуживание внутренних и внешних материальных объектов (лифты, принтеры и др.), ведение взаимоотношений с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками.
Из-за программной платформы система стоит недешево и может быть рекомендована тем организациям, в которых уже используется Lotus Notes.
«ДЕЛО» это коробочный продукт, который в полной мере учитывает российские традиции делопроизводства, поддерживает современные информационные технологии и полный жизненный цикл документа в организации.
Часть функций вынесена за рамки базовой поставки в качестве дополнительных компонентов это подсистема «Архивное дело», которая может использоваться и как отдельный продукт, опции «ЭЦП и шифрование», «Мастер паролей», «Дело-Web», «Поточное сканирование», что позволяет заказчику выбрать необходимый конкретно ему набор функций.
Система отличается хорошим соотношением «цена/качество» и благодаря наличию нескольких вариантов поставки может быть использована и небольшими организациями для автоматизации бумажного делопроизводства, а крупными организациями для автоматизации смешанного или организации электронного документооборота.
Программный продукт от НТЦ ИРМ состоит из нескольких модулей: «Служебная корреспонденция», «Решения и распоряжения», «Письма граждан», которые в нужном соотношении и количестве можно установить на рабочие места. Система не только решает основные задачи классического российского делопроизводства, но и дополнительно обладает типичными возможностями современных САДД, такими как пересылка документов, потоковое сканирование, разделение прав доступа и т.п.
На наш взгляд, данный продукт лучше всего подходит для автоматизации работы канцелярии муниципалитетов и аналогичных организаций.
«Евфрат-документооборот» еще одно коробочное решение, разработанное на собственной базе данных и предназначенное для автоматизации документооборота и архивного хранения.
Система состоит из модулей «АРМ пользователя», «АРМ администратора», «Дизайнер форм», «Менеджер журналов и отчетов», «Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей», «Архивариус» и рассчитана на использование как в рамках отдельного подразделения, так и организации в целом.
Данное решение находится в средней ценовой категории и по своим функциональным возможностям может быть рекомендовано широкому спектру организаций. На сайте компании подчеркивается, что «Евфрат-документооборот» подходит для малого и среднего бизнеса.
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 2
Переход от бумажного к смешанному документообороту
Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. Несмотря на все разговоры о "безбумажных технологиях", реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту.
Словарь кадрового делопроизводства. Электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.
Плюсы и минусы электронных документов
Как бы ни спорили оптимисты и скептики в отношении электронных документов, однако никто уже не отрицает тот факт, что подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны:
Электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;
Стало гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать;
Проще и с меньшими усилиями решаются вопросы резервирования информации и документов, создания страховых фондов и т.д.;
В деловой деятельности и в государственном управлении электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют ускорить принятие решений и повысить их качество.
Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. В ряде законов и стандартов различных стран мира распечатка, например, определяется как форма представления электронного документа на бумажном носителе.
В нормативных документах наших органов государственной власти также появляются похожие формулировки:
Положение о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов (утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 08.12.2005 N 05-77/пз-н) :
"...документ в электронной форме и (или) его копию на бумажном носителе, заверенную в установленном порядке...".
Положение о порядке признания лиц квалифицированными инвесторами (утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 18.03.2008 N 08-12/пз-н) :
"4.7. Лицо, осуществляющее признание квалифицированным инвестором, обязано по требованию ФСФР России и в соответствии с указанным требованием представить реестр в электронной форме и (или) его копию на бумажном носителе, заверенную в установленном порядке".
Однако у электронных документов, как и у любой технологии, есть свои недостатки, которые приходится принимать во внимание:
Быстрое моральное устаревание технологий, что заставляет организации постоянно совершенствовать используемые методы работы, регулярно перемещать документы и информацию из одних систем в другие, проводить их миграцию с устаревших носителей и форматов на новые;
Короткий срок службы носителей информации и их многообразие, что приводит к достаточно частому их обновлению, что требует от организации постоянного контроля за сохранностью информации;
Нерешенные юридические проблемы и прежде всего вопрос о законодательном признании юридической силы реально используемых электронных документов;
Сложность не только обеспечения сохранности, но и уничтожения электронных документов по сравнению с бумажными документами;
Необходимость использования высококвалифицированного персонала, чья зарплата автоматически увеличивает затраты на управление документами и информацией.
Кроме того, совершенно отказаться от бумаги и других аналоговых носителей информации сейчас невозможно по целому ряду причин:
Прежде всего это существующие требования законодательства и нормативных актов к оформлению ряда документов на бумаге. Это в первую очередь относится к наиболее значимым в деловой деятельности документам, таким как уставные документы, документы на собственность, лицензии и т.п.;
Сколько бы мы ни говорили о преимуществах электронных документов, следует учитывать и то, что многим руководителям и специалистам при принятии ответственных решений удобнее работать с бумагой;
Не менее важно то, что за несколько столетий сложилась отлаженная технология создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения документов на бумажных носителях, существует как полноценная законодательно-нормативная база, так и методические разработки и рекомендации, которые можно использовать в практической работе;
Для работы с бумагой и микропленкой не требуется никаких специальных технических средств, что делает эти виды носителей предпочтительными для хранения дубликатов или копий тех документов, которые могут срочно понадобиться в случае разного рода чрезвычайных происшествий и катастроф, когда электронные документы могут оказаться недоступными.
Несмотря на то что полностью отказываться от бумажных документов мировое сообщество пока не готово, все чаще дают о себе знать их недостатки, которые усугубляются вследствие постоянно растущих требований к скорости обработки информации и принятия решений:
Низкая скорость создания, обработки и передачи документов и информации на бумажных носителя хуже несовместима с потребностями деловой деятельности и государственного управления, в которых все активнее используются информационные технологии. Документировать "электронную" деятельность только на бумаге практически невозможно;
Гораздо сложнее и медленнее идет поиск информации в бумажных документах, что крайне неудобно при оперативной работе;
Для хранения бумажных документов требуются значительные площади, что требует постоянно увеличивающихся затрат на аренду или приобретение помещений, их оборудование и на увеличение численности персонала, обслуживающего эти хранилища;
Управление бумажными документами (включая управление доступом к ним) обычно идет на уровне дел, что все чаще оказывается недостаточным как при решении задач основной деловой деятельности, так и при обеспечении информационной безопасности.
Смешанный документооборот - реальность сегодняшнего дня
Несмотря на все разговоры о "безбумажных технологиях", реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту. Проявления смешанного документооборота можно наблюдать повсеместно:
Электронная регистрация документов в системах электронного документооборота (СЭД) позволяет использовать их как средство управления и электронными, и бумажными документами;
Использование штрихкодов и RFID-радиометок позволяет вести регистрацию и учет бумажных документов и дел в электронном виде;
Ведение различных государственных реестров (в том числе постоянного срока хранения) осуществляется одновременно на электронных и бумажных носителях;
Ведение дел и досье, содержащих как электронные, так и бумажные документы.
Если многовековой опыт работы с бумажными документами позволяет говорить о том, что все основные проблемы здесь решены, то в отношении электронных документов можно лишь констатировать, что накоплен двадцатилетний опыт работы с ними, понятны основные проблемы и есть определенный опыт их решения.
Еще один вид документов, появившийся совсем недавно, ставит перед специалистами в области управления документами еще более сложные задачи. Речь идет о гибридных документах, которые одновременно содержат информацию как в аналоговом, так и в электронном виде.
Такие документы уже стали широко распространенными, достаточно назвать хотя бы такие хорошо всем знакомые виды документов: биометрический паспорт, кредитная карта, налоговая декларация с одновременно нанесенным на нее двумерным штрихкодом, новые денежные знаки, снабженные RFID-радиометками, разнообразные смарт-карты, широко применяемые в складском деле, на транспорте и в торговле, ярлыки, содержащие как текстовую информацию, так и штрихкоды и/или радиочастотные метки.
Возникает достаточно нетривиальная проблема управления такими документами, с учетом их "двойной" природы. Можно сказать, что основные проблемы работы с гибридными документами уже выявлены, но пока что нет ни основательного практического опыта, ни рекомендаций по их использованию.
В настоящее время работа с документами в организациях строится на основе разделения потоков информации:
Оперативные решения принимаются на основании информации (бумажной и электронной);
Юридически значимые решения оформляются, как правило, в виде бумажных документов (часто - с запаздыванием, что является нарушением правил работы, но на это в большинстве случаев закрывают глаза, поскольку потребность в оперативных решениях перевешивает риски, связанные с запоздалым оформлением решений с помощью бумажных документов). В то же время постепенно увеличивается число видов документов, которые законодательство позволяет создавать в электронном виде;
Все чаще "внутренние" решения принимаются и фиксируются в электронном виде, и возможность использования для этого электронных документов определяется во внутренних нормативных документах организации.
Примечание. Все чаще управленческие решения, принятые внутри организации, фиксируются в электронном виде, и возможность использования для этого электронных документов определяется локальными нормативными актами.
Одной из уже проявившихся проблем смешанного документооборота является необходимость ответа на вопрос: "Как хранить информацию в смешанном делопроизводстве?" При ведении смешанного документооборота возникает проблема обеспечения полноты дел, ведь достаточно часто одни документы создаются на бумажных носителях, а другие существуют только в электронном виде. И только вместе они образуют полный комплект документов - гибридное дело.
Ряд специалистов придерживаются мнения, что для удобства работы хотя бы один из комплектов документов (бумажный или электронный) должен быть полным за счет дополнения его копиями или дубликатами. Возможны два решения, каждое из которых достаточно трудозатратное:
Сканировать бумажные документы;
Распечатывать электронные документы.
Существуют заметные отличия и в методах управления информацией, сохраненной на различных носителях, что также приходится учитывать в смешанном документообороте:
Неэлектронные (аналоговые) документы обычно управляются на уровне носителей (дело, микропленка и т.д.);
Электронные документы в системах электронного документооборота управляются на уровне отдельного документа;
Электронные документы на съемных носителях (CD, DVD, дискеты, ленты и т.п.), в зависимости от обстоятельств, могут управляться как на уровне носителей, так и на уровне документов.
Сроки хранения в смешанном документообороте
В настоящее время общепризнанным является принцип, согласно которому сроки хранения не зависят от вида носителя, а определяются исходя из содержания и ценности зафиксированной в документе информации. В то же время все чаще можно столкнуться с ситуациями, когда сроки хранения электронных документов начинают отличаться от сроков хранения соответствующих бумажных аналогов. Это связано с тем, что массив электронных документов, снабженный средствами поиска и систематизации, может иметь большую ценность, чем отдельные документы.
Американские Национальные архивы (NARA) уже сегодня требуют от государственных органов учитывать это обстоятельство при установлении сроков хранения для электронных документов. В своих рекомендациях по составлению перечней документов с указанием сроков хранения они обращают внимание на следующие моменты :
Перечни должны, как правило, определять сроки хранения документов, независимо от вида носителя (электронные документы, бумага и т.д.);
При переводе документов в электронную форму их ценность может измениться, поэтому Национальными архивами США был разработан механизм пересмотра сроков хранения при переходе государственных организаций на электронный документооборот;
Если будет установлено, что документы (в том числе после перевода их в электронную форму) содержат существенно больше информации или используются по-другому, сроки хранения должны быть пересмотрены.
Аналогичный подход был продемонстрирован и нашими государственными органами, когда в 2002 г. было принято решение об установлении постоянного срока хранения для графических образов переписных листов:
Положение о порядке и сроках хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2002 г.:
"2. Переписные листы Всероссийской переписи населения 2002 года по завершении их автоматизированной обработки хранятся в территориальных органах Государственного комитета Российской Федерации по статистике... в течение одного года с момента официального опубликования итогов Всероссийской переписи населения 2002 года и подлежат уничтожению в установленном порядке.
4. Хранение графических образов переписных листов Всероссийской переписи населения 2002 г. на машинном носителе осуществляется следующим образом:
Один экземпляр хранится в Государственном комитете Российской Федерации по статистике в установленном порядке до проведения следующей переписи населения;
Второй экземпляр с программным обеспечением передается до 1 января 2004 г. на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации".
Что необходимо: внутренние нормативные документы
и квалифицированный персонал
Анализ современной законодательно-нормативной базы управления документами показывает, что наблюдается ужесточение требований не только к наличию внутренних нормативных документов, но и к их строгому исполнению организацией. С помощью внутренних нормативных документов в организациях создается нормативная база для электронного и смешанного документооборота, и это дает возможность минимизировать риски использования электронных документов в "серой" зоне, там, где порядок работы с документами слабо регулируется законодательством и нормативными правовыми актами.
О необходимости разработки внутренней нормативной базы организации говорится и в Стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документацией":
"Управление документами в организации включает в себя:
a) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;
b) распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
c) установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами".
Отношения с внешними организациями и использование при взаимодействии с ними электронных документов строятся, как правило, на основе ГК РФ. Все, что касается обмена электронными документами, фиксируется в контрактах и соглашениях.
Основные сложности при разработке внутренней нормативной базы смешанного документооборота возникают по следующим причинам:
В России пока не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами, который бы в полной мере соответствовал потребностям деловой деятельности и государственного управления, а также сложившейся практике применения электронных документов и информации;
Практически полностью отсутствуют российские методики и стандарты экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с конфиденциальными и секретными электронными документами;
В определенной степени, конечно, может выручить зарубежный опыт, но чаще всего отечественные специалисты в области управления документами просто не могут до него "добраться" из-за слабого владения иностранными языками и отсутствия переводов.
Для успешной работы в условиях смешанного документооборота особенно важной задачей становится подготовка персонала. Именно особенности персонала организации, его квалификация, общий настрой на освоение нового, понимание необходимости перемен являются краеугольным камнем для успешного внедрения современных технологий в управление документами.
Обучение и повышение квалификации всего персонала в области управления документами позволяет значительно снизить риски при использовании в работе электронных документов, повысить эффективность труда сотрудников, в более короткие сроки внедрить электронный документооборот и межведомственное электронное взаимодействие. Грамотная организация этой работы по обучению лежит прежде всего на службе персонала организации.
Первый этап перехода к смешанному документообороту, когда компьютеры применяются для подготовки бумажных документов, уже пройден. Большинство российских организаций находятся на втором этапе - электронные системы используются для регистрации, учета и контроля исполнения документов. Для ускорения работы активно используются электронные копии документов. Кроме того, уже принят ряд законов, позволяющих (в отдельных случаях - требующих) вести определенные документы только в электронном виде.
На следующем этапе, который в большинстве организаций уже не за горами, подлинные электронные документы постепенно начнут вытеснять бумажные. Прежде всего это коснется массовых внутренних документов организации, таких как служебные и докладные записки. На этом этапе важно грамотно отрегулировать работу в смешанном документообороте во внутренних нормативных документах - в частности, такие вопросы, как использование ЭЦП в документообороте организации.
Словарь кадрового делопроизводства. Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Согласно Федеральному закону от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: а) сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
б) подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;
в) ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
С одной стороны, необходимо преодолеть боязнь сотрудников перед внедрением новых технологий, с другой - нужно осознавать, что у каждой технологии есть свои слабые места. До настоящего времени не решены до конца как вопросы законодательного и нормативного регулирования использования электронных документов, так и вопросы долговременного хранения электронных документов, особенно, подписанных ЭЦП.
Многолетний опыт показывает, что технические проблемы перехода к смешанному документообороту, как правило, довольно успешно решаются. Наибольшие сложности вызывает решение организационных проблем, которые тесно связаны с "человеческим фактором". Для успешного продвижения вперед к электронному документообороту очень важно правильно организовать подбор кадров, воспитание и обучение персонала организации.
Примечание. Наладить смешанный документооборот невозможно без квалифицированного персонала.
Литература
1. Положение о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов: утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 08.12.2005 N 05-77/пз-н / Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2006, N 6.
2. Положение о порядке признания лиц квалифицированными инвесторами: утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 18.03.2008 N 08-12/пз-н / Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2008, N 19.
Н.Храмцовская
Ведущий эксперт
по управлению документацией
компания "Электронные Офисные Системы",
член Гильдии управляющих документацией,
член ARMA International
г. Москва
Подписано в печать
В. Баласанян,
генеральный директор компании ЭОС
Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Кроме того, документооборот является, по-существу, упорядоченным обменом этой информацией между работниками и подразделениями. Таким образом, повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия
Работа с документами в организации: основные понятия и нормативно-методические документы
Делопроизводство как система правил и технологий работы с документами охватывает процессы подготовки документов (документирование) и организацию работы с документами (хранение, использование, движение) вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение.
Важнейшим технологическим процессом работы с документами в организации является документооборот - движение документов с момента их создания или получения и до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Под документооборотом понимаются следующие процессы: регистрация документов, организация и контроль их рассмотрения и исполнения.
Предполагается, что вопросами координации, контроля и реализации делопроизводственных процессов в организации занимается специальная служба документационного обеспечения управления (управление делами, канцелярия, секретариат и т д.).
Основными нормативными документами, регулирующими документационное обеспечение управления в Российской Федерации, сегодня являются:
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", описывающий систему понятий в области делопроизводства и архивного дела;
"Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", , которая устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.
В настоящее время подготовлен проект Федерального закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности" , (см.).
Электронный документооборот предполагает движение документов в электронной форме. В Федеральном законе "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ определены правовые условия использования электронной цифровой подписи, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
До недавнего времени содержательная работа с документами была в значительной степени отделена от делопроизводства как технологической деятельности по изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов. Делопроизводством занимался специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий. В результате системы автоматизации делопроизводства, как правило, рассматривались именно как системы автоматизации деятельности этого технологического персонала.
Однако в последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами. Теперь вместо секретарей-машинисток документы изготавливают сами их авторы - с помощью персональных компьютеров, а нескольких нажатий клавиш компьютера достаточно для пересылки созданного документа по компьютерной сети - в соседнюю комнату или на другой континент. Таким образом, лица, принимающие решения, стали непосредственными участниками технологий делопроизводства и документооборота, начиная с момента создания документа и вплоть до контроля его исполнения и работы с документальным архивом. В этой связи требует пересмотра сложившийся стереотип отношения к системам документационного управления как к средству повышения эффективности труда делопроизводственного персонала. Теперь система электронного документооборота - ключевой инструмент непосредственной деятельности лиц, принимающих решения, - руководителей.
Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Подход компании "Электронные офисные системы ", реализованный в популярной системе "Дело", состоит в том, что новая технология должна быть преемственна традиционной культуре управления, существующей нормативной базе и сложившейся технологии работы с бумажными документами.
Дело в том, что западные традиции связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово "документооборот"). Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами (так называемых системах управления документами), являлась систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Именно исходя из этой традиции, и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами, а потому неудивительно, что до сих пор многие из них переводятся у нас своеобразным словосочетанием "электронный архив".
Отечественная же традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также регламентированный (и контролируемый) документооборот еще до завершения исполнения документа. Сама идея подобного учета и регламентации движения документов вполне адекватна современным мировым тенденциям организации управления с использованием компьютерных сетей. Однако технологии "документооборота" (workflow ), встроенные в западные системы управления документами, как правило, носят весьма общий характер и ни в коей мере не учитывают сложившуюся в течение столетий и детально проработанную отечественную управленческую практику.
Из этого следует, что непосредственное использование западных готовых систем для комплексной автоматизации российского делопроизводства невозможно. Не случайно, что все ведущие отечественные разработчики создают собственные системы автоматизации делопроизводства и документооборота, в том числе с использованием западных технологий и программных компонентов.
Традиционные функции, составляющие содержание российского делопроизводства и бумажного документооборота, известны. Они включают прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль движения и исполнения документов, их уничтожение или передачу в архив.
Первоначально, в середине 1990-х годов, система "Дело" была сфокусирована именно на автоматизации традиционного делопроизводства как реально существующей технологии учета и управления движением преимущественно бумажных документов. Дальнейший опыт показал, несмотря на изначальное наличие в системе целого ряда функций "электронного документооборота" (работа с файлами электронных документов и электронной почтой, сканирование, полнотекстовый поиск, Web -доступ и др.), что эти функции долгое время не были востребованы большей частью заказчиков.
Автоматизация традиционного делопроизводства позволила решить целый ряд важнейших проблем контроля за документационной деятельностью предприятия и его подразделений. Однако сегодня для создания современной системы автоматизации работы с документами совершенно недостаточно просто перенести отработанные стереотипы канцелярско-бумажного делопроизводства в систему электронного документооборота. На первый план выдвигаются уже не технические учетно-контрольные функции, а целый ряд проблем работы с собственно электронными документами.
По сравнению с традиционным бумажным делопроизводством система электронного документооборота должна обеспечивать реализацию целого ряда новых функций, важнейшие из которых перечислены ниже.
Система автоматизации делопроизводства, ориентированная только на бумажный документооборот, может ограничиваться работой со структурированной информацией о документе и его реквизитах - так называемой регистрационной карточкой. Система электронного документооборота должна обеспечивать также полноценную работу с самими документами в электронной форме. В системе "Дело", в частности, с регистрационной карточкой может быть связано произвольное количество файлов, представляющих собственно электронный документ.
Система электронного документооборота должна обеспечить необходимый сервис для включения в нее документов из различных источников и устройств, в том числе поступивших по электронной почте, линиям факсимильной связи или на бумажных носителях. Если же документы формируются непосредственно на рабочих местах пользователей системы электронного документооборота, то она должна обеспечить автоматизированное формирование шаблонов типовых документов в стандартных офисных приложениях (например, в MS Word или Excel ) с последующей автоматической регистрацией таких документов.
Именно это функция является ключевой для большинства зарубежных систем управления документами (DMS - Document Management System ).
(Система "Дело ", в частности, располагая собственным хранилищем имеет возможность работать и с документами, хранимыми в системах управления документами, поддерживающими стандарт ODMA: Open Document Management API - стандартизованный программный интерфейс к системам управления документами, предназначенный для взаимодействия систем управления документами между собой и прикладными системами. В настоящее время ODMA поддерживается практически всеми ведущими мировыми поставщиками систем управления документами.)
Для целей традиционного делопроизводства достаточно хранить описание документа в виде набора вполне определенных, необходимых для целей делопроизводственного учета и контроля реквизитов (исходящий и входящий номера, наименование, кто подписал, резолюции, сроки исполнения и т.д.). Система же электронного документооборота предназначена для более широкого круга пользователей, включая и тех, кто предметно работает с документами. Поэтому, помимо традиционных учетно-контрольных реквизитов, она должна предоставить дополнительную возможность хранения и обработки, специфических для каждого вида документов реквизитов.
Скажем, в числе реквизитов кадрового приказа могут быть данные о работнике и занимаемой им должности, а в числе реквизитов договора - его номер, наименование, сроки и суммы платежей по этапам. Без выделения подобных реквизитов использование системы электронного документооборота для содержательной работы с документами в функциональных подразделениях, связанных с конкретными видами деятельности, будет неэффективным или же совсем невозможным и ненужным.
Систему, управляющую бумажным документооборотом, использует преимущественно персонал, участвующий в контроле за перемещением зарегистрированных бумажных документов между подразделениями. Система электронного документооборота организует работу всего управленческого персонала предприятия на всех этапах жизненного цикла документа, включая работу над проектами, согласование, визирование, исполнение, списание в дело и передачу на архивное хранение. Это требует качественно нового уровня поддержки механизмов многошаговой маршрутизации документов и распределения ролевых функций участников документооборота для каждого из процессов.
В бумажном документообороте разделение прав доступа обеспечивается за счет передачи бумажных документов только лицам, указанным в соответствующих резолюциях, или их доверенным представителям (секретарям, помощникам и т.д. в соответствии с их ролевыми функциями в процессе документооборота). Аутентификация в бумажном документообороте осуществляется за счет подписей (виз) и печатей (бланков).
В системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота подобное разделение прав доступа должно поддерживаться как на уровне регистрационных карточек, так и на уровне электронных документов. (Следует заметить, что в обычных системах управления документами права доступа никак не связаны с маршрутами движения документов.) При переходе к электронному документообороту посредником между участниками процесса обработки документов становится система автоматизации, которая должна идентифицировать пользователя - участника процесса, а также предоставить ему возможность проставления аналога подписи (цифровая подпись) или аналога печати (цифровая подпись пользователя, выполняющего роль хранителя гербовой печати и бланков организации).
В качестве преимущества западных управленческих схем часто отмечают высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, "горизонтального" документооборота, например, документооборота непосредственно между работниками различных подразделений, минуя их руководителей.
Действительно, в традиционной отечественной практике документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю, то есть "через голову" вышестоящих руководителей этого работника. При бумажном документообороте подобная схема прохождения документов "через руководителей" позволяет им контролировать деятельность своих подразделений и исполнителей.
Однако совершенно неверно из этого делать вывод, что система электронного документооборота, позволяющая решать задачу "вертикального" документооборота, не способна осуществлять "горизонтальный" документооборот. Напротив, именно сочетание "горизонтального" и "вертикального" документооборота позволяет создать действительно эффективную систему документационного управления. В частности, "разрешив" прямую адресацию документов и поручений непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить электронное "извещение" заинтересованных руководителей о документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.
Еще более актуальна проблема перехода на более эффективные - прозрачные - управленческие схемы при документообороте, охватывающем сеть территориально распределенных учреждений (офисов). Традиционный бумажный документооборот естественным образом локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами одной или различных организаций осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей корреспонденцией. При этом документ, зарегистрированный в одном офисе, будучи направлен в другие, регистрируется в каждом из них заново, причем непосредственный контроль состояния работы с документом внутри удаленного подразделения обычно невозможен.
Огромный управленческий эффект в самой ближайшей перспективе сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую можно с точки зрения документооборота рассматривать как один единый виртуальный офис. Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; "прозрачность" прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе управления.
В заключение важно заметить, что в условиях активного перехода к электронному документообороту бумажный документооборот продолжает, и в обозримом будущем будет продолжать оставаться значимой составляющей документооборота. Следовательно, в этих условиях всегда будет возникать проблема одновременного управления бумажным и электронным документооборотом.
В общем случае один и тот же документ может в течение всего своего жизненного цикла существовать в электронном и бумажном виде, причем иногда одновременно могут существовать бумажные и электронные экземпляры одного и того же документа. Таким образом, разделение контроля за бумажными и электронными документами вносит путаницу и в конечном счете приводит к потери контроля за документооборотом предприятия в целом. Главная задача здесь - естественным образом, в рамках единой системы, обеспечить контроль за всеми "ипостасями" документа.
Эффект от использования систем электронного документооборота включает:
прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами);
эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;
сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;
полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.
Если еще десять лет назад нельзя было делать вид, что электронных документов не существует в природе, поскольку на их внедрении тогда уже настаивали как руководство страны, так и законодательство, то к настоящему времени они стали привычным инструментом деловой деятельности и государственного управления. Местами процесс вытеснения традиционных бумажных документов идет такими темпами, что уже их будущее вызывает опасения.
Сегодня мало кого еще нужно убеждать в том, что электронные документы позволяют намного эффективнее вести деловую деятельность: их легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать; легко искать необходимую информацию.
Более того, всего за несколько лет были разрушены казавшиеся труднопреодолимыми правовые препятствия на пути широкомасштабного внедрения информационных технологий. И даже там, где бумажные документы сохранились, их создание и дальнейшее управление сплошь и рядом осуществляются с помощью ИКТ (информационные компьютерные технологии).
Общество сейчас переживает сложный период перехода от одних технологий к другим, который в каждой организации и в каждой отрасли идет по-своему, в результате чего возникает многоукладность в работе с документами и информацией. У нас есть как организации, которые до сих пор в основном используют бумажный документооборот, так и те, у которых бумажных документов почти не осталось.
Эта статья адресована в первую очередь тем, кто пока еще остается на быстро сокращающейся «бумажной территории», но собирается ее покинуть. И несмотря на все впечатляющие технологические достижения, я по-прежнему придерживаюсь той же точки зрения, что и десять лет назад: от бумаги, как правило, переход идет не на чисто электронный, а на смешанный документооборот, в котором, в идеальном случае, сочетаются достоинства и взаимно компенсируются недостатки технологий двух эпох.
■ Достоинства электронных документов
Электронные документы в деловой деятельности в настоящее время:
Дают возможность вести деловую деятельность в новых областях;
Позволяют использовать новые методы работы;
Повышают скорость и качество принятия управленческих решений;
Позволяют существенно экономить, в первую очередь благодаря многоплановому повторному использованию электронных ресурсов.
Разница между эффективным и неэффективным управлением, доходной и убыточной деловой деятельностью часто зависит от скорости и качества принятия решений. Деловая деятельность организаций уже немыслима без электронной почты, и подавляющее большинство деловых контактов и переписки осуществляется только на ее основе.
Развитие современных технологий идет все дальше и дальше. Вместо создания и пересылки друг другу «бумагоподобных» электронных документов, государственные органы и коммерческие организации переходят сейчас на использование централизованных реестров и на коллективную работу с данными в базах данных и иных информационных системах.
Уже вымерли многие виды справок, которые еще лет 10 назад нужно было получать по любому поводу, - а ведь этот процесс еще только-только начинается.
■ Недостатки электронных документов
При этом у электронных документов довольно много недостатков, которые при массовом их использовании создают множество проблем.
Прежде всего, это быстрое моральное устаревание самих информационных технологий, которые меняются каждые пять-семь лет, а также не до конца отлаженные правовые механизмы, создающие массу проблем, когда встает вопрос, например, о долговременном хранении электронных документов, подписанных усиленными электронными подписями, причем так, чтобы не пострадала их юридическая значимость и доказательная сила.
Следует отметить, что носители информации, которые используются при работе с электронными документами, имеют короткий срок службы, многообразны, имеют различные технические характеристики и особенности, которые приходится учитывать при организации деловой деятельности.
Наряду с физическими носителями и установленными на собственной площадке системами документооборота организации все шире используют облачные решения, а также другие формы аутсорсинга.
Начиная работать с электронными документами, мы сразу же обнаруживаем и такое их отличие от бумажных, как определенная двоякость их свойств: их достаточно сложно надежно сохранить во времени, но и уничтожить совсем не просто. В какой-то степени ситуацию хорошо отображает фраза «трудно найти, легко потерять и невозможно забыть».
Стоит сказать и о юридических проблемах, причем, сложности возникают как из-за недостатка правового регулирования в одних областях, так и из-за избыточности и разнонаправленности в других.
Приходится учитывать, что у электронных документов достаточно высокая стоимость обслуживания, поскольку при организации работы с ними требуется применение современных технологий, продвинутой вычислительной и оргтехники, а также привлечение высококвалифицированного и высокооплачиваемого персонала.
Использование электронных документов требует серьезного внимания к вопросам обеспечения информационной безопасности.
Впрочем, этот аспект все чаще отходит на второй план, поскольку во все большее число видов деятельности вообще невозможно включиться, если не применять информационные технологии, инвестиции в которые таким образом входят в необходимые расходы на ведение бизнеса.
Как бы мы сейчас ни хотели полностью отказаться от бумаги, в полной мере пока что это сделать невозможно по ряду причин.
В некоторых случаях создавать документы на бумажных носителях требуется в соответствии с законодательством и нормативно-правовыми актами.
Как правило, речь идет о наиболее значимых и важных для деловой деятельности документах, таких как документы на собственность, уставные документы, документы, удостоверяющие права граждан, а также крупные контракты и т.д. Но даже в этой категории ситуация постоянно меняется и расширяется сфера использования электронных документов.
Согласно закону только запись о государственной регистрации права в ЕГРП является единственным доказательством существования зарегистрированного права. Владелец для подтверждения своего права собственности может получить выписку из ЕГРП, где содержится самая актуальная информация.
■ Достоинства бумажных документов
Для бумажных документов существуют отлаженные технологии их создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения.
Если бумажные документы надолго забыть в сухом и защищенном от грызунов помещении, то, скорее всего, спустя несколько десятилетий, а то и столетий, с ними по-прежнему можно будет работать - в отличие от электронных материалов.
Не случайно в ситуациях, когда требуется особо длительное хранение документов - в течение тысячелетий, как в атомной отрасли - по-прежнему предпочтительным решением остается использование аналоговых носителей информации, как традиционных (бумага, микропленка), так и новых (микрогравировка на металле или на сверхпрочных сапфировых дисках).
Для работы с неэлектронными документами требуется гораздо меньше технических средств, что может быть важно в случае чрезвычайных ситуаций, таких как отключение электричества и Интернета.
С бумажными документами пока что меньше проблем в случае официального взаимодействия с зарубежными партнерами. Существуют годами отработанные технологии и приемы трансграничного взаимодействия, которые обеспечивают обмен юридически значимыми документами.
В случае подписания наиболее важных договоров, в том числе и межгосударственных, стороны, используя соглашения, составленные на бумаге, придерживаются многовековых традиций, носящих в том числе и церемониальных характер. Электронный договор, в отличие от бумажного, сложно выставить в музее…
Соответственно, как государственным органам, так и коммерческим организациям приходится поддерживать бумажный канал взаимодействия с гражданами, несмотря на жгучее желание сэкономить благодаря отказу от него. Наверное, сменится еще два-три поколения, пока общество станет готово к тому, чтобы заставить всех своих членов взаимодействовать исключительно в электронном виде.
Нельзя не упомянуть и то, что в некоторых отраслях накоплены и продолжают активно использоваться колоссальные по объему массивы бумажных документов, и пройдет еще немало времени, пока все они будут оцифрованы. Это в первую очередь медицинская, кадровая и научно-техническая документация.
Важно отметить, что технологии бумажного документооборота не застыли на месте и продолжают развиваться, часто за счет интеграции с рядом информационных технологий (примером могут служить штрихкоды и встраиваемые чипы, а также повсеместный переход на электронный учет бумажных документов). Это способствует выживанию «бумаги» в новых условиях.
■ Недостатки бумажных документов
Прежде всего, это низкая скорость их создания, обработки и передачи. Для их хранения необходимы значительные площади, а поиск информации в них идет сложно и медленно. Управление документами обычно идет на уровне дел.
Также стоит отметить, что в случае чрезвычайных ситуаций, таких как наводнение или пожар, вероятность утраты большого объема бумажных документов очень велика.
Для повышения эффективности работы с бумажными документами приходится создавать научно-справочный аппарат (НПА), различного рода каталоги, картотеки и т.п. Несмотря на то, что в настоящее время НПА, как правило, существует в электронном виде, трудозатраты на его создание часто превышают экономическую отдачу от таких вспомогательных инструментов.
В настоящее время в любой организации можно выделить ряд комплексов документов (систем документации), которые связаны с отдельными направлениями деятельности и исполнением законодательно-нормативных требований. Работа с документами каждого из этих комплексов, как правило, регламентируется отдельными законами и подзаконными нормативно-правовыми актами, причем нормы и требования в отношении каждой группы устанавливаются свои, порой без учета уже существующих в других ветвях законодательства норм.
■ Корпоративная документация создается, как правило, в соответствии с требованиями законодательства. Она определяет систему управления, структуру и порядок работы органов управления организации, фиксирует факт принятия тех или иных управленческих решений, устанавливает правила взаимодействия всех участников корпоративных отношений.
■ Организационно-распорядительная документация чаще всего создается исполнительными органами организации и регламентирует его деятельность, работу подразделений и сотрудников.
■ Отчетность (корпоративная, налоговая и др.) создается и представляется в контролирующие органы по правилам, установленным регуляторами. Эти нормы постоянно развиваются и совершенствуются. Именно в этом комплексе документов в нашей стране наблюдаются наибольшие успехи в расширении сферы применения электронных документов.
■ Первичные документы бухгалтерского учета создаются в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 23.05.2016), и законодательство уже давно допускает возможность использования электронных документов. Однако именно из-за многоукладности российского делопроизводства большинство организаций вынуждено использовать смешанный документооборот.
■ Договорная документация создается в процессе осуществления деятельности при оформлении взаимоотношений с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения оформляются документами, созданными на основе положений Гражданского Кодекса РФ.
■ Научно-техническая документация создается при проектировании, изготовлении и использовании каких-либо технических объектов: зданий, сооружений, промышленных товаров, программного и аппаратного обеспечения. В настоящее время ее разработка и использование, как правило, ведется в электронном виде. Необходимо отметить, что нормативные и методические документы, регламентирующие порядок работы с нею, в основном созданы еще в доэлектронную эру, что создает для электронных документов в составе этого комплекса серьезные риски.
В настоящее время как внутренний, так и внешний документооборот по всем видам документации все чаще и чаще ведется в электронном виде, но бумажные документы пока ни в одной из систем документации полностью не ликвидированы и по-прежнему достаточно активно используются.
За 20 лет такая страна-лидер в этом вопросе, как США, сумела лишь стабилизировать их производство.
Данные нашего ВНИИДАД также показывают, что, несмотря на все успехи электронного правительства, объемы вновь создаваемых бумажных документов по-прежнему растут на примерно 15 % в год. Другое дело, что параллельно идет стремительный рост объемов электронных документов, которых у ряда организаций в разы больше, чем бумажных.
Организация внутреннего документооборота основывается как на законодательно-нормативных требованиях, так и на локальных нормативных актах самой организации.
Внешний документооборот организовывается, прежде всего, на основании положений Гражданского кодекса РФ и в соответствии с существующими законодательно-нормативными требованиями; положений, установленных в договорах и контрактах, которые организации заключают с контрагентами, а также в локальных нормативных актах самой организации.
Кроме того, внешний документооборот может организовываться на основании специального законодательства, которое все чаще устанавливает требования об электронном взаимодействии с государственными органами и федеральными фондами.
В настоящее время организации при работе с документами используют различные подходы, которые учитывают одновременное существование как электронных, так и бумажных технологий.
Большинство организаций давно уже не ограничивается электронной регистрацией документов, а их информационные системы становятся инструментом управления всеми видами документов, включая бумажные.
Также никого уже не удивляет при работе с документами использование штрихкодов (одно- и двумерного) и RFID-радиометок.
Получившие столь широкое распространение досье в настоящее время, как правило, содержат как электронные, так и бумажные документы, и при управлении такими «гибридными» объектами возникают свои непростые проблемы.
При внедрении электронного документооборота, как показывает практика, возникает ряд иллюзий, от которых желательно избавиться на самых начальных стадиях его реализации, поскольку они будут мешать успеху и тормозить весь процесс.
■ Иллюзия о возможности создания «безбумажного офиса»
Как показывает опыт и России, и большинства стран мира, даже при переходе на использование электронных документов до сих пор наиболее важные юридически значимые документы пока создаются на бумажных носителях.
Чаще всего идет переход не от бумажного к чисто электронному, а от бумажного к смешанному документообороту. Одновременно растет роль информационных систем, баз данных, реестров и регистров.
Полностью отказаться от приема и обработки бумажных документов, поступающих от граждан и юридических лиц, государственные органы и коммерческие организации все еще не могут.
■ Иллюзия экономии за счет сокращения бумажного делопроизводства
Практика работы показывает, что на начальном этапе внедрения информационных систем количество бумажных документов - и особенно их копий - в организации часто увеличивается.
Это связано с тем, что работники, не доверяя современным технологиям, на всякий случай делают для себя бумажные копии. Эта вредная привычка может появиться и в тех случаях, когда внедренная система не до конца продумана и неудобна в эксплуатации.
Со временем значительная часть сотрудников, убедившись в ее надежности, перестают работать с бумажными копиями.
■ Кадровая иллюзия
Помимо «безбумажных» иллюзий существуют «кадровые» иллюзии. Экономия на персонале - это самая большая мечта руководителей в любых организациях, однако практика показывает, что после внедрения информационных систем затраты на оплату труда могут увеличиться.
Причина проста и банальна: более квалифицированный персонал стоит дороже, а затраты на оплату его труда в настоящее время обходятся дороже вычислительной техники.
Кроме того, организациям стоит помнить и о том, что им потребуется регулярно проводить повышение квалификации и переподготовку своих работников.
Ряд руководителей наивно полагают, что после внедрения информационных систем у сотрудников организации будет меньше работы.
На самом деле ее меньше не станет, но при правильном внедрении информационных систем изменится ее характер и произойдет перераспределение обязанностей между сотрудниками.
У большинства работников меньше времени будет уходить на технические операции.
■ Иллюзия «близкого счастья»
Не менее опасна иллюзия «близкого счастья», которая позволяет некоторым руководителям считать, что автоматизация решит все проблемы их организации. Да, автоматизация решит одни проблемы, но появятся но вые, которые тоже надо будет решать.
Одновременное использование электронных и бумажных документов создает дополнительные трудности при организации деловой деятельности.
При совершенствовании законодательной и нормативной базы, а также разработке локальных нормативно правовых актов приходится одновременно описывать процедуры работы как с электронными, так и с бумажными документами, и вот один из примеров.
Поскольку одни и те же виды документов могут быть созданы на разных видах носителей, встает задача их объединения и создания полного комплекта документов. В настоящее время такой комплект, как правило, создается в электронном виде, для чего бумажные подлинники сканируются и их копии включаются в информационные системы.
Еще одной тенденцией в современной деловой деятельности является одновременное создание подлинников документа на разных носителях. Это компромиссный вариант, который позволяет использовать положительные черты как бумажного, так и электронного документов. Такая технология закреплена даже на законодательном уровне.
При использовании в деловой деятельности документов на различных видах носителей приходится учитывать, что во всем мире накоплен многовековой опыт работы с бумажными документами, все основные проблемы известны и имеются решения на все случаи жизни.
Существует примерно 35-летний опыт работы с электронными документами, понятны основные проблемы и есть опыт их решения, при этом приходится постоянно учитывать, что технологии работы все время меняются и появляются новые проблемы.
Сейчас стали появляться гибридные документы, в которых информация представлена как в аналоговом, так и электронном виде. Они пока в документообороте используются мало, и хотя основные проблемы уже выявлены, опыт их использования небольшой.
Использование смешанного документооборота приводит к тому, что потоки информации разделяются.
Оперативные решения принимаются на основе информации (бумажной и электронной), юридически значимые действия оформляются в виде бумажных документов (часто - с запаздыванием).
Внутри организации ничто не мешает широко использовать электронный документооборот - например, для быстрой доставки информации, для электронного согласования документов. «Внутренние» решения все чаще и чаще принимаются и фиксируются в электронном виде. Тормозит не столько отсутствие каких-то нормативов, сколько нежелание отказаться от старого, привычного стиля работы.
В настоящее время основной тенденцией как в деловой деятельности, так и в государственном управлении является переход на коллективное использование информационных систем. При этом информация, в зависимости от используемых носителей, управляется по-разному:
Неэлектронные документы - управление идет на уровне носителей;
Электронные «бумагоподобные» документы в информационных системах - управление идет на уровне документа;
Электронные документы на съемных носителях (CD, DVD, дискеты, ленты и т.п.) - управляются как на уровне носителей, так и на уровне документов;
Документированная информация в базах данных - управление может осуществляться вплоть до записей в базах данных и их полей.
Не следует превращать отказ от бумажных технологий в самоцель. У бумажных документов есть свои ниши, в которых они по-прежнему могут эффективно использоваться в деловой деятельности.
Опыт показывает, что если возникает серьезная деловая потребность в использовании современных технологий - они эффективно используются, даже если соответствующая законодательно-нормативная база далека от идеальной.
В зависимости от состояния дел в организации и методов ведения делопроизводства можно выделить две группы организаций, для которых переход на смешанный документооборот может существенно повысить деловую отдачу.
■ «Полный бардак»
В первой группе организаций ситуацию в делопроизводстве кратко можно охарактеризовать как «полный бардак».
В значительной части это небольшие фирмы, в которых просто нет специалистов в области управления документами и архивным делом.
Ситуация усугубляется и тем, что в настоящее время наблюдается массовая утрата навыков работы с бумажными документами.
Многие работники просто не в состоянии без шаблона написать даже самое простое заявление, что уж говорить о тех документах, порядок оформления которых установлен в законах и нормативно-правовых актах, а его нарушение может привести к весьма печальным последствиям.
Бумажный документооборот становится раритетным, и специалистов по работе с бумажными документами все меньше. В такой ситуации переход на использование электронных документов и электронного документооборота становится своеобразной палочкой-выручалочкой. В этом случае налаживать традиционный бумажный документооборот просто не имеет смысла, и наиболее правильным подходом является эффективно использовать информационные технологии, в том числе переводить учет документов в электронный вид.
■ «Отличники ДОУ»
Вторая группа организаций представляет полную противоположность первой. В этих организациях существует приличный традиционный документооборот.
В зависимости от тех задач, которые стоят перед структурными подразделениями организации, необходимо стремиться к совершенствованию деловых операций и повышению их эффективности.
Если же организация уже использует электронные документы и электронные подписи, то при разработке плана организации работы необходимо привлечь те структурные подразделения и конкретных сотрудников, которые уже с ними работают, и обязательно учесть их интересы. Переводить в электронный вид те или иные виды документов нужно с учетом потребностей организации.
Необходимо предусмотреть и такую экзотическую ситуацию, когда может произойти сбой в хорошо налаженном электронном документообороте, и организация будет вынуждена начать работать с бумажными документами.
При организации любой работы с документами нужно исходить из того, что традиционные правила работы с ними - не неизменные законы физики. В российском законодательстве, как правило, установлены требования к созданию, использованию и сохранению документов на протяжении установленных сроков хранения.
В подавляющем большинстве случаев никаких норм о том, как это будет реализовано, российская нормативно-правовая база не содержит. Это позволяет выстраивать достаточно гибкие и наиболее удобные в конкретных условиях методы.
Смешанное делопроизводство значительно повышает эффективность работы при использовании уже хорошо зарекомендовавших себя методов: сканирования бумажных документов, штрихкодирования как документов, так и дел, цветового кодирования, использования услуг аутсорсинга при организации работы с документами на всех видах носителей.
Поскольку постоянного перехода на новые технологии при управлении документами не избежать, лучше его не затягивать и постараться получить от этого максимальную деловую отдачу. В условиях быстрых изменений в законодательстве и технологиях переходить на новые методы работы придется регулярно. Подспорьем может стать система менеджмента и анализ рисков.
При внедрении информационных систем нужно сразу думать о том, как они будут выводиться из эксплуатации и как будет обеспечиваться сохранность содержащихся в них документов. Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности электронных документов и информации, имеющих постоянную или длительную ценность.
1. При принятии решения о переходе на использование электронных документов и электронного документооборота необходимо, в первую очередь, ориентироваться на интересы своей деловой деятельности, и использовать электронные документы там, где это даст реальную деловую отдачу.
2. Нужно очень осторожно подходить к вопросу об отказе от бумажных документов в тех случаях, когда им установлены длительные сроки хранения или когда эти документы могут потребоваться для восстановления деятельности в чрезвычайных ситуациях.
3. В некоторых случаях может быть полезным дублировать определенные документы в бумажном и электронном виде.
4. Не скрою, что несколько лет назад, оценивая перспективы вытеснения бумажных документов электронными в России, я считала, что темпы этого процесса будут значительнее медленнее, чем это оказалось на практике.
5. Следует учитывать, что в ряде направлений деловой деятельности и государственного управления документы на бумажных носителях еще останутся, и надолго, поэтому ни в коем случае нельзя терять навыки работы с ними.
Большое количество бумажных документов, сопровождающих деятельность любого предприятия, требует внимательного и бережного отношения - систематизации, номенклатурного оформления и соблюдения сроков хранения. Безусловно, для этого потребуется определенное количество архивных работников и помещение под архив, увеличивающие расходы предприятия. Именно поэтому многие предприятия предпочитают электронный документооборот. Всегда ли оправдан такой выбор, и в чем преимущества бумажного документооборота?
Хлопоты, связанные с хранением бумажных документов - экспертизу документов по срокам хранения и принадлежности, номенклатуру и оформление дел, переплет, и другие этапы архивной обработки можно доверить профессиональным архивным компаниям, таким как компания «Архив Гарант». Нет смысла экономить на подготовке бумажных документов для архивного хранения - это может сказаться на сохранности документов и правильности их систематизации, которая основывается на требования государственных стандартов.
Преимущества бумажного документооборота успели оценить большинство крупных мировых компаний, реально оценивающих ущерб от хакерских атак. Теперь электронный оборот стал просто дополнением к основному, бумажному документообороту. Кроме того, что электронный документооборот требует постоянного внимания: правильности занесения данных и внесения изменений оператором, информация может быть удалена неосторожными действиями персонала.
Восстановить массивы зачастую не представляется возможным. Такого не может произойти с бумажными документами, и в этом тоже преимущества бумажного документооборота. Обращайтесь к нам, и преимущества бумажного документооборота станут для вас реальностью - ваши документы всегда будут в порядке!
.jpg)
